SISTEMI DI GESTIONE: COSA SONO E A COSA SERVONO?

COS’É UN SISTEMA DI GESTIONE ?

Un sistema di gestione (SG) è un insieme di regole e procedure che una organizzazione o azienda può applicare allo scopo di raggiungere obiettivi definiti, quali ad esempio:

  • la soddisfazione del cliente;
  • il miglioramento continuo delle prestazioni dell’organizzazione;
  • la capacità di dimostrare a terzi (ossia a clienti o potenziali clienti, organismi di controllo, fornitori o altri soggetti esterni all’azienda), la capacità dell’organizzazione di mantenere con continuità i propri impegni e soddisfare con continuità i requisiti dei clienti.

Possono esserci diversi sistemi di gestione, a seconda del settore cui si applicano. Ed in riferimento ad alcuni di questi  è possibile applicare una particolare norma internazionale, che definisce le regole cui il Sistema deve rispondere.

Tra i più famosi sistemi di gestione esistenti, eventualmente “Certificabili”:

  • ISO 9001: per i Sistemi di Gestione della Qualità;
  • ISO 14001: per i sistemi di gestione ambientali;
  • UNI CEI EN ISO 50001: per i Sistemi di Gestione dell’Energia;
  • ISO 45001: per i sistemi di gestione della sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro
  • SA 8000: impatto sull´etica e sul sociale

L’adozione di un sistema di gestione è volontaria, e quindi è una scelta dell’azienda o organizzazione che assume questa decisione. L’obiettivo generalmente è quello di attuare strumenti che consentono all’azienda di tenere sotto controllo i propri processi e le proprie attività.

A COSA SERVE UN SISTEMA DI GESTIONE ?

L’obiettivo di un SG è di rendere l’organizzazione cosciente dei propri obiettivi e dei modi in cui opera, scrivendo delle regole (procedure e istruzioni operative) che descrivono il modo di operare.

Periodicamente vengono istituiti degli obiettivi, specifici per ciascuna funzione aziendale, e altrettanto periodicamente viene esaminato il loro raggiungimento. In seguito a queste attività (riesame) si provvede a fissare obiettivi nuovi per il periodo successivo, e così si procede. Gli obiettivi stabiliti, inoltre, devono prevedere un sistema di misura per poter verificare la misura in cui essi sono stati raggiunti; di qui la necessità di fissare delle grandezze misurabili, dette INDICATORI, per consentire di tenere sotto controllo l’andamento dell’attività aziendale.

Tutte le attività aziendali, infine, devono essere dimostrabili: gli indicatori, i riesami, gli obiettivi, la loro misura, ecc. Tutto ciò che ha un impatto sul funzionamento dell’azienda deve essere sostenuto da evidenze, in quanto deve essere possibile dimostrare che la propria attività soddisfa i requisiti della norma verso terzi.

Un sistema di Gestione Serve “di fatto” a DEFINIRE REGOLE e PROCEDURE utili al perseguire un OBIETTIVO di MIGLIORAMENTO, nel metterle in atto e ri-analizzarle periodicamente al fine di un “MIGLIORAMENTO CONTINUO”.

QUALI SONO I VANTAGGI DI UN BUON SISTEMA DI GESTIONE ?

I principali vantaggi di un Sistema di Gestione sono chiaramente quelli legati al raggiungimento nel medio lungo termine degli obiettivi previsti dal Sistema stesso ma tuttavia non occorre trascurare aspetti quali:

  • VISIBILITA’: un sistema certificato permette di poter esibire all’esterno tale aspetto dimostrando di “gestire al meglio” le tematiche proprie che il sistema persegue
  • ORGANIZZAZIONE: un sistema di gestione permette di gestire rapporti interni ed esterni, risolvere problematiche, sapere chi fa cosa, gestire i ruoli interni, ecc. favorendo organizzazione e clima aziendale
  • OPPORTUNITA’: un sistema di gestione, specie se certificato, risulta spesso requisito preferenziale per la partecipazione a bandi di gara, appalti pubblici, collaborazione con grandi aziende, accesso a finanziamenti, ecc.
  • RISPARMIO: indipendentemente dal tema trattato un Sistema di Gestione mira a far emergere criticità evidenziando sprechi, ottimizzando i processi e determinano a medio lungo termine una “Ottimizzazione”
  • SISTEMA ESIMENTE: per alcune tematiche specifiche, quali ad esempio la Sicurezza sul Lavoro, un Sistema di Gestione può essere considerato SISTEMA ESIMENTE per la Responsabilità Amministrativa della persona giuridica

231….RESPONSABILITA’ AMMINISTRATIVA DELL’ENTE !!

LA RESPONSABILITA’ DELL’ENTE – IL D.LGS. 231/2001

Premessa

Il D.Lgs. 231/2001 ha introdotto, in via di assoluta novità per il nostro ordinamento, la responsabilità amministrativo-penale degli Enti che si va ad aggiungere a quella personale del materiale esecutore della condotta costituente reato. In pratica, mentre per le persone fisiche riconosciute penalmente responsabili di un reato, si applicano le pene detentive e/o pecuniarie, per gli Enti sono previste sanzioni economiche ed interdittive ( ad es. sospensione/chiusura dell’attività, revoca di licenze e/o autorizzazioni, etc.). Con gravi ripercussioni per tutti coloro che vi lavorano, l’Azienda viene colpita nella sua intima essenza: l’attività e le risorse economiche.

 Campo di applicazione

Le disposizioni in esso previste si applicano agli Enti forniti di personalità giuridica ed alle Società e Associazioni anche prive di personalità giuridica.

Non si applicano allo Stato, agli enti pubblici territoriali, agli altri enti pubblici non economici nonché agli enti che svolgono funzioni di rilievo costituzionale.

 Condizioni per l’applicabilità del provvedimento

La responsabilità Amministrativo-penale dell’Azienda, si configura se il reato è commesso nell’interesse o a vantaggio dell’organizzazione stessa, dai soggetti posti in posizione apicale, persone che, per l’ente o per una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria e funzionale rivestono funzioni di rappresentaza, amministrazione, direzione, gestione e controllo anche di fatto, o dai soggetti sottoposti alla direzione e vigilanza degli stessi soggetti apicali, ossia i dipendenti, i collaboratori esterni, i franchisees, i concessionari di vendita e, più in generale, tutti coloro che si trovano ad operare nell’Ente in una posizione anche non formalmente inquadrabile in un rapporto di lavoro subordinato, purchè sottoposti alla direzione e vigilanza altrui.

 Sanzioni a carico delle Aziende

Le sanzioni per gli illeciti amministrativi dipendenti da reato sono:

a) la sanzione pecuniaria;

b) le sanzioni interdittive;

c) la confisca;

d) la pubblicazione della sentenza.

Le sanzioni interdittive sono:

a) l’interdizione dall’esercizio dell’attività;

b) la sospensione o la revoca delle autorizzazioni, licenze o concessioni funzionali alla commissione dell’illecito;

c) il divieto di contrattare con la pubblica amministrazione, salvo che per ottenere le prestazioni di un pubblico servizio;

d) l’esclusione da agevolazioni, finanziamenti, contributi o sussidi e l’eventuale revoca di quelli già concessi;

e) il divieto di pubblicizzare beni o servizi.

 I reati previsti dal D.Lgs. 231/01

Le ipotesi di reato previste nel D.Lgs. 231/01, per le quali l’Azienda può essere chiamata a  risponderne, sono molto ampie (attualmente circa 100 diverse fattispecie) e vanno dai reati contro la Pubblica Amministrazione (es. corruzione, concussione, truffa, indebita percezione di erogazione, etc.), ai reati commessi in violazione delle norme antinfortunistiche (omicidio colposo e lesioni colpose gravi e gravissime, se commessi con violazione delle norme sulla tutela della salute e sicurezza sul lavoro), nonché ai reati Ambientali.

Ai sensi dell’articolo 25 septies del D. Legisl, 231/2001 (come modificato dall’articolo 130 del D. Legisl. 81/2008), l’accertamento della responsabilità dell’ente comporta, oltre alle sanzioni penali a carico del materiale esecutore del reato, l’applicazione di rilevanti sanzioni pecuniarie ed interdittive a carico dell’ente:

  • in caso di omicidio colposo, la sanzione pecuniaria varia da circa 62.500 euro a circa 750.000 euro (1.500.000 nei casi in cui è obbligatorio un SPP interno); le sanzioni interdittive sono applicabili per un periodo variabile da 3 mesi fino ad un anno;
  • in caso di lesioni colpose gravi o gravissime, la sanzione pecuniaria può variare fino a circa 375.000 euro; le sanzioni interdittive sono applicabili per un periodo variabile fino a 6 mesi;

Inoltre, il decreto legislativo 7 luglio 2011, n. 121  che recepisce le direttive 2008/99 sulla tutela penale dell’ambiente, entrato in vigore il 16 agosto p.v., dà seguito all’obbligo imposto dall’Unione europea di incriminare comportamenti fortemente pericolosi per l’ambiente, sanzionando penalmente condotte illecite ed ha esteso, in particolare, la responsabilità amministrativa delle imprese agli illeciti commessi in violazione delle norme a protezione dell’ambiente

Esimente della responsabilità

L’Azienda è esentata dalla predetta responsabilità amministrativo-penale, se prova, nel corso del procedimento avviato a suo carico, che:

a) l’organo dirigente (direzione aziendale) ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, un Modello di Organizzazione Gestione e Controllo idoneo a prevenire reati della specie di quello verificatosi;

b) il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello e di curarne l’aggiornamento, è stato affidato a un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo (Organismo di Vigilanza-ODV)

c) le persone che hanno commesso il reato, hanno eluso fraudolentemente il Modello di organizzazione e di gestione adottato dall’Ente;

d) non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’Organismo di vigilanza.

 

MODELLO 231/01

Dalla prevenzione penale alla Gestione Aziendale

Il Modello di organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/01 (in breve “Modello 231”), prevede esplicite scelte “organizzative” atte a dimostrare la concreta volontà aziendale di impedire/prevenire i reati. L’Azienda, da un lato, contribuisce concretamente alla diffusione, al suo interno, della cultura della responsabilità e della prevenzione, dall’altro si pone in condizione di dimostrare che il reato, eventualmente commesso, non è imputabile ad una sua cattiva organizzazione.

In pratica, tramite l’adozione del Modello 231, l’Azienda esplica in quali rischi può incorrere (Risk assessment) e previene i comportamenti illeciti dei propri dipendenti, amministratori e collaboratori.

Il Modello 231 deve, pertanto, individuare le attività nel cui ambito possono essere commessi i reati; deve prevedere specifiche procedure dirette a programmare la formazione e l’attuazione delle decisioni dell’ente in relazione ai reati da prevenire; deve individuare modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati; deve prevedere obblighi di informazione nei confronti dell’Organismo di Vigilanza; deve introdurre un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicato nel modello stesso. Dotandosi di questo “Modello” e del relativo Organismo di Vigilanza, l’Ente sarà in grado di individuare le responsabilità dei singoli individui, salvaguardando il bene complessivo dell’Azienda, cioè di tutte le altre persone che in essa lavorano.

Il “Modello 231” rappresenta per l’Impresa, un’occasione per trasformare l’obbligo in opportunità di miglioramento organizzativo e gestionale per aumentare la propria capacità competitiva sul mercato.

Tuttavia, poiché la realizzazione del “Modello231”, la specificità del progetto, l’operatività e le esigenze organizzative e gestionali dell’Azienda, richiedono l’assistenza di competenze multidisciplinari (con una visione “sistematica” imprenditoriale), nonché di esperti del settore: consulenti d’organizzazione, avvocati, tecnici esperti in sistemi di sicurezza e qualità, commercialisti, l’ISAQ CONSULTING mette a disposizione delle Aziende uno staff tecnico/legale altamente qualificato per la realizzazione del “Modello231”, quale indispensabile strumento di prevenzione  penale nonché di gestione aziendale.