COS’É UN SISTEMA DI GESTIONE ?
Un sistema di gestione (SG) è un insieme di regole e procedure che una organizzazione o azienda può applicare allo scopo di raggiungere obiettivi definiti, quali ad esempio:
- la soddisfazione del cliente;
- il miglioramento continuo delle prestazioni dell’organizzazione;
- la capacità di dimostrare a terzi (ossia a clienti o potenziali clienti, organismi di controllo, fornitori o altri soggetti esterni all’azienda), la capacità dell’organizzazione di mantenere con continuità i propri impegni e soddisfare con continuità i requisiti dei clienti.
Possono esserci diversi sistemi di gestione, a seconda del settore cui si applicano. Ed in riferimento ad alcuni di questi è possibile applicare una particolare norma internazionale, che definisce le regole cui il Sistema deve rispondere.
Tra i più famosi sistemi di gestione esistenti, eventualmente “Certificabili”:
- ISO 9001: per i Sistemi di Gestione della Qualità;
- ISO 14001: per i sistemi di gestione ambientali;
- UNI CEI EN ISO 50001: per i Sistemi di Gestione dell’Energia;
- ISO 45001: per i sistemi di gestione della sicurezza e la salute nei luoghi di lavoro
- SA 8000: impatto sull´etica e sul sociale
L’adozione di un sistema di gestione è volontaria, e quindi è una scelta dell’azienda o organizzazione che assume questa decisione. L’obiettivo generalmente è quello di attuare strumenti che consentono all’azienda di tenere sotto controllo i propri processi e le proprie attività.
A COSA SERVE UN SISTEMA DI GESTIONE ?
L’obiettivo di un SG è di rendere l’organizzazione cosciente dei propri obiettivi e dei modi in cui opera, scrivendo delle regole (procedure e istruzioni operative) che descrivono il modo di operare.
Periodicamente vengono istituiti degli obiettivi, specifici per ciascuna funzione aziendale, e altrettanto periodicamente viene esaminato il loro raggiungimento. In seguito a queste attività (riesame) si provvede a fissare obiettivi nuovi per il periodo successivo, e così si procede. Gli obiettivi stabiliti, inoltre, devono prevedere un sistema di misura per poter verificare la misura in cui essi sono stati raggiunti; di qui la necessità di fissare delle grandezze misurabili, dette INDICATORI, per consentire di tenere sotto controllo l’andamento dell’attività aziendale.
Tutte le attività aziendali, infine, devono essere dimostrabili: gli indicatori, i riesami, gli obiettivi, la loro misura, ecc. Tutto ciò che ha un impatto sul funzionamento dell’azienda deve essere sostenuto da evidenze, in quanto deve essere possibile dimostrare che la propria attività soddisfa i requisiti della norma verso terzi.
Un sistema di Gestione Serve “di fatto” a DEFINIRE REGOLE e PROCEDURE utili al perseguire un OBIETTIVO di MIGLIORAMENTO, nel metterle in atto e ri-analizzarle periodicamente al fine di un “MIGLIORAMENTO CONTINUO”.
QUALI SONO I VANTAGGI DI UN BUON SISTEMA DI GESTIONE ?
I principali vantaggi di un Sistema di Gestione sono chiaramente quelli legati al raggiungimento nel medio lungo termine degli obiettivi previsti dal Sistema stesso ma tuttavia non occorre trascurare aspetti quali:
- VISIBILITA’: un sistema certificato permette di poter esibire all’esterno tale aspetto dimostrando di “gestire al meglio” le tematiche proprie che il sistema persegue
- ORGANIZZAZIONE: un sistema di gestione permette di gestire rapporti interni ed esterni, risolvere problematiche, sapere chi fa cosa, gestire i ruoli interni, ecc. favorendo organizzazione e clima aziendale
- OPPORTUNITA’: un sistema di gestione, specie se certificato, risulta spesso requisito preferenziale per la partecipazione a bandi di gara, appalti pubblici, collaborazione con grandi aziende, accesso a finanziamenti, ecc.
- RISPARMIO: indipendentemente dal tema trattato un Sistema di Gestione mira a far emergere criticità evidenziando sprechi, ottimizzando i processi e determinano a medio lungo termine una “Ottimizzazione”
- SISTEMA ESIMENTE: per alcune tematiche specifiche, quali ad esempio la Sicurezza sul Lavoro, un Sistema di Gestione può essere considerato SISTEMA ESIMENTE per la Responsabilità Amministrativa della persona giuridica
